GARIS PANDUAN PENGENDALIAN PERSATUAN / PERMAINAN / UNIT BERUNIFORM
Semasa Mesyuarat Agung,perkara-perkara yang penting ialah:
1.1 Perlantikan AJK
1.2 Mencatat kehadiran ahli
1.3 Membincangkan rancangan tahunan dan peraturan persatuan ( pakaian, kehadiran dll )
1.4 Menetapkan yuran keahlian jika ada.(Dengan Kebenaran Pengetua)
1.5 Memaklumkan kepada semua ahli bahawa mereka tidak boleh menukar persatuan selepas didaftarkan.
1.6 Memaklumkan kepada semua ahli tentang penilaian kokurikulum pada akhir tahun.
1.7 Maklumkan ahli menghantar salinan dokumen sakit atau surat yang menyatakan sebab ketidakhadiran supaya tidak menjejaskan markah yang diperuntukkan untuk kehadiran dalam penilaian akhir tahun. Ketidakhadiran bersebab tidak akan mengambil kira dalam kehadiran.
Contoh : Jumlah bilangan perjumpaan ialah 12, kehadiran seorang ahli yang tidak hadir dengan bersebab 2 kali ialah 10/10 dan bukan 10/12.
( Dokumentasi )
4. Lawatan/Pertandingan
6. Laporan Mesyuarat / Taklimat / Bengkel / Kursus / Lawatan / Pertandingan
2.1 Kandungan Buku Pelaporan
- “Cover ” untuk buku pelaporan
- Panduan Pengendalian Kokurikulum
- Visi
- Misi
- Surat Lantikan Semua Guru Penasihat- 2 salinan setiap guru*
- Perlembagaan ( KK 01 )
- Undang-undang Tubuh Persatuan/Permainan/Unit Beruniform( KK 02 )
- Surat kebenaran Kutipan Yuran( KK 03 ) - Jika ada - 1 salinan*
i. Minit Mesyuarat Agung ( KK 04 )
j. Minit Mesyuarat AJK ( KK 05 )
k. Senarai AJK( KK 06 ) - 1 salinan*
l. Senarai Ahli dan Kehadiran ( KK 07 )
m. Borang Analisis Ahli( KK 08 ) - 1 salinan*
- Rancangan Gerak kerja Tahunan ( KK 09 )
- Laporan Kegiatan Kokurikulum ( KK 10 )
- Laporan Tahunan ( KK 11 )
- Penyata Akaun Tahunan ( KK 12 ) - Jika ada
- Surat Panggilan Mesyuarat / Taklimat
- Lampiran seperti gambar-gambar aktiviti mingguan atau aktiviti khas, pencapaian pertandingan dan
lain-lain yang boleh dijadikan bukti setiap aktiviti. – wajib ada
2.2 Tarikh akhir serahan awal Buku Pelaporan selepas mesyuarat agung ialah 25 Februari
2.3 Buku Pelaporan yang lengkap dengan item a – n diserahkan kepada P.Kanan Kokurikulum
2.4 Pada akhir tahun, fail yang lengkap mengandungi item a – s dibukukan dan diserahkan kepada P.Kanan Kokurikulum.
Tarikh akhir serahan : 31 Oktober
2.5 Item bertanda * perlu dihantar segera kepada PK Kokurikulum (Seminggu lepas Mesyuarat Agung)
3. Perjumpaan/aktiviti
3.1 Semua Aktiviti mesti mengikut jadual yang ditetapkan. Segala pindahan/pertukaran perlu mendapat kelulusan daripada PK Kokurikulum.
3.2 Guru-guru penasihat diminta berada di tempat perjumpaan sekurang-kurangnya 10 minit sebelum masa yang ditetapkan bagi melicinkan pengendalian mesyuarat dan perjumpaan. Semua guru penasihat WAJIB menghadiri setiap aktiviti yang diadakan. Pelajar-pelajar TIDAK DIBENARKAN untuk menganjurkan sebarang aktiviti TANPA KEHADIRAN guru penasihat.
3.3 Pastikan semua ahli berada ditempat yang ditetapkan semasa mesyuarat dan perjumpaan dijalankan.
3.4 Guru penasihat PERLU MENCATATKAN kehadiran dan aktiviti yang dijalankan dalam buku rekod kehadiran guru penasihat kokurikulum.
3.5 Aktiviti-aktiviti yang melibatkan pihak luar atau dijalankan di luar kawasan sekolah MESTI mendapatkan kebenaran Pengetua/PK kokurikulum secara bertulis.
3.6 SEMUA KUTIPAN sumbangan / derma MESTI DISIMPAN oleh GURU PENASIHAT. Pelajar boleh mengutip tetapi TIDAK BOLEH menyimpan sebarang kutipan.
3.7 Sebarang kutipan wang untuk aktiviti tidak dibenarkan KECUALI dengan kebenaran pengetua.
3.8 Segala pengumuman aktiviti kokurikulum MESTI dibuat pada papan kenyataan yang disediakan masing-masing dan semasa perhimpunan sahaja.
3.9 Untuk tujuan surat-menyurat kepada pihak luar/agensi kerajaan, semua guru penasihat dikehendaki menulis surat melalui Pengetua mengikut format surat rasmi dan menggunakan ‘letterhead’ sekolah. Segala surat-menyurat/surat panggilan mesyuarat hendaklah disimpan dalam fail persatuan/permainan/unit beruniform masing-masing.
3.10 Guru penasihat diminta mengisi sijil-sijil (jika kosong) dan memberikan kepada pelajar semasa perhimpunan rasmi. Satu salinan sijil mesti difailkan dalam fail sijil kokurikulum di bilik Penolong Kanan Kokurikulum.
Bagi pelajar yang menyertai lawatan/pertandingan, guru penasihat diminta mengambil langkah-langkah berikut :
4.1 Mengedarkan borang kebenaran ibu bapa /penjaga kepada pelajar yang terlibat.
4.2 Mendapatkan semula borang tersebut dan menyimpan dalam fail persatuan/kelab.
4.3 Menyenaraikan pelajar yang terlibat dan letakkan satu salinan di dalam buku makluman guru di kaunter pejabat.
4.4 Memaklumkan kepada guru tingkatan mengenai pelajar-pelajar yang terlibat dalam lawatan/pertandingan tersebut.
5. Papan Kenyataan Persatuan / Kelab / Unit Beruniform
5.1 Papan Kenyataan Kelab Persatuan / Kelab Permainan / Unit Beruniform boleh digunakan untuk menyampaikan maklumat kepada ahli-ahli kelab/persatuan. Guru Penasihat yang mahu menyampaikan maklumat boleh mendapatkan kunci daripada penyelaras Kelab/Persatuan/ Badan Beruniform atau Setiausaha Kokurikulum. PASTIKAN MAKLUMAT TERKINI SAHAJA yang dilekatkan di papan kenyataan.
5.2 Gunakan papan kenyataan untuk sebarang pengumuman penting kepada ahli agar pelajar sentiasa peka dengan papan kenyataan yang diadakan di sekolah.
5.3 Papan kenyataan untuk Persatuan / Kelab / Unit Beruniform hendaklah digunakan semaksimumnya. Sebarang keperluan sila jumpa Penyelaras Kelab Persatuan/Kelab Permainan / Penyelaras Unit Badan Beruniform atau Setiausaha Kokurikulum.
6.1 Laporan mesti bertaip mengikut format yang ditetapkan oleh pihak sekolah.
6.2 Laporan mesti dihantar kepada PK Kokurikulum selewat-lewatnya seminggu selepas menghadiri mesyuarat taklimat / bengkel / kursus / lawatan / pertandingan. Sebarang sijil yang diperoleh perlu dibuat salinan dan diserahkan kepada PK Kokurikulum untuk didokumenkan.